Связаться с намиПодключиться

Создать задачу из почты

Статья создана
Обновлена 29 октября 2024 г.

В Tracker можно создавать задачи из писем, отправленных на почтовый адрес очереди, и вести переписку с внешними пользователями со страницы задачи. Например, это полезно, чтобы регистрировать обращения пользователей в службу поддержки.

По умолчанию настраивать очередь может только ее владелец. Чтобы настроить интеграцию с почтой, потребуется специальный почтовый адрес. Можно использовать несколько адресов, чтобы создавать задачи разных типов или с разными компонентами.

Интеграция с почтой в Tracker различается для организаций в Yandex Cloud и Яндекс 360 для бизнеса.

В организации Yandex Cloud в качестве почтового адреса очереди можно использовать адрес, созданный на любом почтовом сервере. Единственное условие — адрес должен использоваться только для задач очереди.

В организации Яндекс 360 для бизнеса в качестве почтового адреса очереди можно использовать:

  • Адрес, созданный на любом почтовом сервере — должен быть новым и использоваться только для задач очереди.
  • Адрес на домене организации — должен использоваться только для создания задач, комментариев и в качестве обратного адреса при отправке писем внешним пользователям. В него нельзя войти как в обычный почтовый ящик, просмотреть или отправить письма.

  1. На любом почтовом сервере заведите почтовый адрес для очереди. Все письма, которые поступят на этот адрес, станут задачами в очереди.

  2. На панели слева нажмите Очереди и выберите очередь.

  3. В правом верхнем углу нажмите Настройки очереди.

  4. Перейдите на вкладку Интеграции.

  5. В разделе Почта нажмите Настроить почтовые ящики. Перейдите на вкладку На произвольном почтовом сервере.

  6. Настройте почтовый ящик для получения писем:

    1. В разделе Почта для получения писем, в поле Почта, укажите почтовый адрес, который вы завели на шаге 1, вместе с доменом, например, login@yandex.ru. Поле Логин заполнится автоматически.

    2. В поле Пароль укажите пароль для почтового адреса. Если выбранный почтовый сервер позволяет контролировать доступ к почтовому ящику с помощью пароля приложения, укажите в этом поле пароль приложения для почтовых клиентов.

      Если в процессе настройки возникла ошибка 422

      Проверьте активирована ли поддержка POP3 или IMAP для вашего ящика в сервисе Яндекс Почта: https://mail.yandex.ru//#setup/client.
      Отметьте протокол, которым вы планируете пользоваться, и сохраните изменения.

      Узнать больше о паролях приложений в документации Яндекс ID.

    3. Укажите Адрес IMAP-сервера и Порт почтового сервера — это необходимо для сбора писем. Узнать эти данные можно в параметрах учетной записи почты.

    4. Чтобы включить шифрование с помощью протокола SSL, активируйте опцию Защищенное соединение (SSL).

    5. Если требуется обрабатывать письма не только от сотрудников организации, но и от внешних пользователей, активируйте настройку Принимать письма не только от сотрудников организации.

      Дополнительные параметры
      • Папка для входящих — создайте папку для писем от Tracker и укажите ее название. Из писем, поступающих в эту папку, будут автоматически создаваться задачи в очереди.
      • Папка для архива — создайте папку для архивации писем от Tracker и укажите ее название.
      • Дата начала обработки писем — укажите дату. Письма, пришедшие до указанной даты, не обрабатываются и автоматически попадают в Папку для архива.

      Внимание

      Используйте отдельные папки для сбора входящих писем и для их архивации.

    6. Проверьте созданное подключение.

  7. Укажите параметры, с которыми будут создаваться задачи из почты: тип задачи и компоненты.

  8. Если вы хотите, чтобы комментарии из задачи также отправлялись в виде писем, настройте почтовый ящик для отправки писем:

    1. В разделе Почта для отправки ответов нажмите Добавить адрес.
    2. В поле Логин укажите почту, с которой будут отправляться письма — комментарии из задачи, например, login@yandex.ru.
    3. В поле Пароль укажите пароль для почтового адреса.
    4. Укажите Адрес SMTP-сервера и Порт — это необходимо для работы исходящей почты. Узнать эти данные можно в параметрах учетной записи почты.
    5. Чтобы включить шифрование с помощью протокола SSL, активируйте опцию Защищенное соединение (SSL).
    6. Настройте Подписи для отправляемых писем. Обязательно укажите Псевдоним: по нему вы сможете различать подписи в общем списке. Получатели письма увидят псевдоним вместо имени отправителя письма.
    7. Проверьте, что все работает: нажмите Отправить тестовое письмо.

  9. Нажмите Сохранить. Почтовый адрес, который вы создали для очереди, заработает в течение часа после создания.

  10. Включите отправку комментариев в виде писем из задачи:

    1. В настройках очереди выберите раздел Основные параметры.
    2. Нажмите Показать расширенные настройки и в блоке Отправка писем активируйте опцию Разрешить отправку писем наружу.

Совет

Чтобы сотрудники организации могли создавать задачи по почте, настройте для них доступ к очереди.

  1. На панели слева нажмите Очереди и выберите очередь.

  2. В правом верхнем углу нажмите Настройки очереди.

  3. Перейдите на вкладку Интеграции.

  4. В разделе Почта нажмите Настроить почтовые ящики. Перейдите на вкладку На домене в Яндекс 360.

  5. Проверьте, настроен ли у вашей организации в Яндекс 360 для бизнеса почтовый домен. Если нет, нажмите Подключить домен — откроется Яндекс 360 для бизнеса, и вы сможете создать домен. Если у вас уже настроен почтовый домен в другом сервисе, вы можете создать для него поддомен и подключить в Яндекс 360 для бизнеса.

  6. Нажмите Настроить почту.

  7. Настройте почтовый ящик для получения и отправки писем:

    1. В поле Почта укажите новый почтовый адрес, который будет использоваться только для очереди.
    2. Если требуется обрабатывать письма не только от сотрудников организации, но и от внешних пользователей, активируйте настройку Принимать письма не только от сотрудников организации.

  8. Укажите параметры, с которыми должны создаваться задачи очереди: тип задачи и компоненты.

  9. Настройте подписи для отправляемых писем. Обязательно укажите Псевдоним — по нему вы сможете различать подписи в общем списке. Получатели письма увидят псевдоним вместо имени отправителя письма. Проверьте, что все работает: отправьте тестовое письмо.

  10. Нажмите Создать. Почтовый адрес, который вы создали для очереди, заработает в течение часа после создания.

Совет

Чтобы сотрудники организации могли создавать задачи по почте, настройте для них доступ к очереди.

Предыдущая
Графики работы
Следующая
Обзор