Как автоматизировать рабочие расписания в распределенной сети пекарен

Сеть пекарен «ЦЕХ85» использует мобильный помощник сотрудника Ally для автоматизации рабочих расписаний. Управляющие пекарен могут самостоятельно программировать аналитику смен или использовать авторасписания, а сотрудники могут легко взять дополнительную смену в другой пекарне или найти себе замену.

Инфраструктура Ally развернута в Yandex Cloud, что позволяет компании-разработчику Ally Soft не содержать команду девопс-инженеров, не думать о масштабировании даже при кратных нагрузках, не заботиться о резервировании и резервном копировании данных.

Ally — мобильный помощник сотрудника, разработанный для ведения рутинных задач малого и среднего бизнеса. Сервис автоматизирует и организует работу с расписаниями для сотрудников, организует взаимодействие с линейным персоналом (обучение, координацию, учет), упрощает рутинные задачи, экономит ФОТ. Но самое главное преимущество Ally в том, что с его помощью персонал может активно участвовать в жизни компании и помогать развитию бизнес-процессов.

Одним из самых первых клиентов компании Ally Soft стала сеть пекарен «ЦЕХ85». Она очень быстро росла, и на начало 2021 года было открыто около 100 объектов: 76 пекарен «ЦЕХ85», 12 пекарен «Сестры», блинные «Батенька», «Сосисочная #1» и маркеты «ЦЕХ85». Сеть набирала до 200 новых сотрудников в месяц, и те бизнес-процессы, которые были разработаны для открытия первых пекарен, оказалось невозможно масштабировать для большой распределенной сети. В какой-то момент сотрудникам стало сложно централизованно работать с расписаниями и табелями в Excel — информация в таблицах была скорее графической и не поддавалась машинной обработке. Управляющие пекарен ошибались, появлялись смены по 26 часов, приходилось каждый раз расставлять сотрудников в алфавитном порядке.

Для автоматизации рабочих расписаний «ЦЕХ85» и обратился к Ally Soft. Компания на тот момент уже разработала пилотную версию приложения, но оно поддерживало только гибкие чек-листы и базу знаний. Было решено переориентировать ядро продукта и разработать полноценный сервис автоматизации расписаний. Однако, уже начав разработку, они поняли, что на своих серверах и инфраструктуре не получилось бы обеспечить нужный уровень стабильности продукта (SLA), а для администрирования всего стека сервисов необходимо было нанять новую команду инженеров. Это заняло бы очень много времени, а сам проект стал бы очень дорогим. Самым оптимальным решением стало размещение инфраструктуры приложения в облаке.

При этом облачная платформа должна была удовлетворять ряду критериев:

• Управляемый Kubernetes. Ally построена на микросервисах, поэтому облачная платформа должна была поддерживать легкое управление кластерами.
• Управляемые базы данных. Важно не отвлекаться на обслуживание, а уделять внимание развитию сервисов.
• Соблюдения 152-ФЗ. Ally хранит персональные данные сотрудников компании, которые по федеральному закону должны храниться и обрабатываться на территории России.

Ally Soft выбрали Yandex Cloud, так как они предоставляли все необходимые управляемые сервисы и активно помогали при миграции. Также облачная платформа прошла аттестацию на соответствие требованиям 152‑ФЗ и подтвердила соответствие высшему уровню защищенности персональных данных — УЗ-1.

Чтобы осуществить миграцию инфраструктуры в Yandex Cloud, понадобилось всего две недели, из которых одну потратили на подготовку данных и сервисов. CTO Ally Soft совместно с архитектором Yandex Cloud провели миграцию практически незаметно для пользователей. При этом для работы разработанного приложения был задействован ряд управляемых сервисов платформы данных и объектное хранилище Object Storage.

Yandex Managed Service for Kubernetes^® — сервис, позволяющий за несколько минут создать кластер и группы узлов, а все обслуживание и обновление компонентов инфраструктуры берет на себя облачная платформа.

Yandex Managed Service for MySQL^® — управляемый сервис реляционной СУБД в инфраструктуре Yandex Cloud. При этом данные хранятся в зашифрованном виде в соответствии с требованиями 152-ФЗ, GDPR, индустриальных стандартов ISO и PCI DSS.

Yandex Object Storage — универсальное автоматически масштабируемое облачное объектное S3-совместимое хранилище. Каждая пекарня несколько раз в день присылает фотографии, отображающие бизнес-процессы. Это огромный объем, который должен храниться длительное время и к которому нужно постоянно иметь доступ. В процессе миграции были произведены изменения для оптимизации хранения фотографий.

Yandex Compute Cloud — виртуальные машины с удобным управлением, контролем за ресурсами, а также с возможностью автоматического масштабирования при увеличении нагрузки и с размещением в любой из трех географически распределенных зон доступности.

После миграции в Yandex Cloud и при активном участии «ЦЕХ85» началась активная разработка мобильного помощника сотрудника Ally. Было добавлено множество полезных функций для ежедневного использования (удобный доступ к сменам для сотрудников, управление расписаниями), реализована возможность быстро взять дополнительную смену в другой пекарне или найти себе подмену. Все интегрировано с «1С:Предприятие» и автоматизировано. Управляющие пекарен могут самостоятельно программировать аналитику смен или использовать авторасписания.

В скором времени у сети «ЦЕХ85» появилась новая точка роста — франчайзинг. Мобильный помощник сотрудника Ally активно используется и в этом направлении. Франчайзи могут использовать общую инфраструктуру и весь имеющийся персонал через приложение. Партнеры сети также могут оставлять свои инициативы в приложении. Для франчайзи единственный способ поменять какие-то правила, чтобы сделать работу более удобной, — это создать собственную инициативу и, если ее поддержат, то правила изменятся для всей сети.

Рост сети «ЦЕХ85» и активная разработка мобильного помощника Ally привели к тому, что инфраструктура сервисов и нагрузка на них выросла кратно. Но благодаря тому, что инфраструктура сервиса развернута в Yandex Cloud, компании Ally Soft не нужно держать команду девопс-инженеров, думать о масштабировании, резервировании и резервном копировании данных. Эти процессы происходят на стороне облачной платформы.