Tracker помогает командам HR‑специалистов настроить работу внутри отдела, с коллегами из других подразделений и с кандидатами на вакансии. Рассказываем на примерах, как организовать работу отдела кадров и выстроить HR‑процессы.
Yandex Tracker работает с самыми разными HR‑процессами, среди которых — сбор заявок на наём персонала и откликов от соискателей, обучение и адаптация новичков, согласование планов и аттестация сотрудников, постановка задач и отправка уведомлений коллегам.
Сегодня мы поговорим о создании в Tracker очередей и их дополнительных настройках, а также подготовили несколько советов — следуйте им и вы сможете эффективно работать с кандидатами и сотрудниками компании.
Чтобы управлять процессами, настройте очереди. Очередь — базовый инструмент для организации работы с задачами.
Очередь в Tracker — это список задач одной тематики. Чтобы легко ориентироваться в очередях и быстро находить задачи, название очереди должно быть удобным и очевидным, например: «Заявки на подбор персонала», «Анкеты кандидатов», «Аттестация».
Пример очередей в Tracker
В этой статье мы расскажем:
В Tracker есть шаблоны очередей, просто выберите подходящий.
Шаблоны очередей
Шаблоны содержат воркфлоу — жизненный цикл задачи, каждая из которых имеет серию статусов: «Открыт», «В работе», «Требуется информация», «Закрыт».
Благодаря воркфлоу, который можно отредактировать под свои запросы, легко выстроить процесс согласования задач с коллегами. В статье Возможности визуального редактора процессов Yandex Tracker мы рассказывали, как с помощью визуального редактора воркфлоу можно создавать сценарии работы с задачами и алгоритмы их автоматизации.
Пример базового воркфлоу
Над каждой задачей могут работать несколько человек — нужно просто менять исполнителя или добавлять наблюдателей. Бывает, что требуется разграничить доступ к информации. Это настраивается в очереди, а также для каждого сотрудника можно создать персональную очередь. Также можно настроить рабочий процесс так, чтобы определённые задачи автоматически попадали в очередь к конкретному сотруднику.
Настройки доступа
Очереди для приёма заявок на размещение вакансии и распределение задач по сотрудникам мы настроили. Перейдём к сбору различных заявок.
Предложите коллегам подавать заявки, например, на подбор персонала, через Yandex Forms, где предусмотрены вопросы для составления текста вакансии. Заявка сразу поступит в очередь к специалисту.
Анкету в Yandex Forms могут заполнить все, у кого есть ссылка и права доступа.
Чтобы создать форму, выберите в конструкторе шаблон.
Продумайте вопросы, подходящие для описания вакансии.
Примеры вопросов для описания вакансии
Настройте доступ только для сотрудников организации.
Выберите, кто сможет заполнять форму
Настройте интеграцию Yandex Forms с Yandex Tracker, чтобы анкеты попадали в определённую очередь — например, «Заявки на подбор персонала». Подробнее про интеграции формы вы можете прочитать в документации.
Отправьте коллегам ссылку на анкету. Когда они создадут заявку, в очереди «Заявки на подбор персонала» появится новая задача.
Пример созданной задачи
Шаблонов в Yandex Forms много, можно настроить подходящие для сбора заявок на все случаи: подбор персонала, обучение, отпуск, оформление больничного, командировку, перевод, увольнение. В итоге однотипные заявки будут храниться вместе, вам легко будет найти нужные и отслеживать статусы.
Задачи из очереди можно разделить на группы: например, «Новые сотрудники» и «Ежегодное повышение квалификации» в очереди «Обучение». Удобно распределять очереди по сотрудникам HR‑отдела: так у вас будет ответственный за каждое направление.
С помощью Yandex Forms можно собирать и отклики на вакансии. Создайте очередь для этого и настройте интеграцию с Yandex Forms. Все заявки из анкет будут попадать в очередь автоматически.
Составьте воркфлоу, например: «Собеседование», «Тестовое», «Принят». Подходящие для вашей организации статусы помогут вести процесс согласования кандидата. Переводите задачу на коллегу, от которого ждёте решения по кандидату, и следите за сменой статуса в задаче.
Воркфлоу для обработки поданных заявок
Настройте Доску задач, где будете отслеживать появление заявок и статусы задач.
Если хотите, чтобы кандидату отправлялся автоматический ответ на заявку, подключите почтовый ящик к очереди.
Работа с Tracker не прекращается после найма нового специалиста. С помощью инструмента можно вести и карточки сотрудников — просто создайте очередь для каждого нанятого специалиста. К очереди можно привязать задачи и хранить любые данные: сканы документов, доступы, список выданного оборудования, график отпусков, результаты аттестаций.
Чтобы ограничить доступ к конфиденциальной информации, дайте в настройках разрешение на просмотр и редактирование карточки, например, только специалисту по ведению личных дел.
Можно настроить автоматическое создание карточки, когда задача в очереди «Подбор персонала» будет в статусе «Принят». Для этого настройте триггер с помощью действия с типом «HTTP-запрос». Подобные триггеры создавайте для любых событий.
Можно добавить автоматическое формирование чек‑листа в задаче. Например, для статуса «Испытательный срок» — чек‑лист со списком документов о процессах в компании.
Ещё один пример триггера — завершение всех пунктов чек‑листа: статус задачи изменится, HR‑специалист получит уведомление.
Чтобы отслеживать завершение испытательного срока, используйте автодействие. Его можно настроить для всех задач, где статус меняется на «Испытательный срок завершён». В результате ежедневного мониторинга система будет находить соответствующие задачи и отправлять сообщения руководителю для обратной связи, а HR‑специалисту — для информации.
Настройка автодействия
С помощью Yandex Forms можно собирать заявки на обучение, а воркфлоу поможет настроить в очередях процесс согласования заявок с руководством.
Список курсов для обучения можно вести в задаче в одной из очередей в Tracker. Материалы для аттестации — на Yandex Wiki. Wiki — это база знаний организации.
Обратную связь от коллег тоже собирайте через Yandex Forms — выберите шаблон со шкалой оценки.
В Tracker можно настроить автоматизацию всех процессов, в которых задействованы HR‑специалисты:
Общение с кандидатами по электронной почте из Tracker.
Настройка SLA.
Процесс согласования кандидатов.
Задачи на испытательный срок.
Сбор обратной связи по завершении испытательного срока.
Заведение личной карточки сотрудника.
Настройка задач для выдачи доступов и оборудования.
Контроль прохождения испытательного срока.
Сбор заявок на обучение.
Согласование заявок с руководителем.
Тестирование и аттестация.
Хранение обучающих материалов, описания доступных курсов.
Создание корпоративной базы знаний.
Сбор обратной связи от коллег.
Настраивайте интеграцию Yandex Tracker с Yandex Forms и Yandex Wiki и вы сможете собирать обратную связь, оценивать качество взаимодействия со специалистами HR, а также организовать и автоматизировать кадровые процессы.
Узнайте больше о том, как работать HR‑специалистам с Yandex Tracker: