Возможности визуального редактора процессов Yandex Tracker

Любой проект, над которым работает ваша команда, можно разбить на задачи, а они, как правило, выполняются в несколько этапов. Статусы в Yandex Tracker — это то же самое, что и этапы. Набор статусов и правил перехода между ними или жизненный цикл задачи — это и есть воркфлоу.

В Yandex Tracker вы можете регламентировать правила перехода исходя из реального рабочего процесса. Вот пример простого воркфлоу:

• Автор создаёт и описывает задачу, указывает сроки и назначает исполнителя. Задача получает статус «Открыт».

• Когда исполнитель увидел задачу, он переводит её в статус «В работе». Автор задачи видит, что к ней приступили.

• Если возникли новые обстоятельства — например, недостаточно информации — задачу переводят в статус «Требуется информация». Исполнитель приостанавливает работу. Как только автор предоставит информацию, задаче возвращают статус «В работе».

• На время согласования итогового решения с заказчиком задачу можно перевести в статус «Требуется согласование». Более того, в редакторе можно настроить воркфлоу так, что задачу получится закрыть только после того, как результат согласовали, то есть после статуса «Требуется согласование».

• Когда работу приняли, задаче присваивают статус «Закрыт», и она автоматически перемещается в архив.

Воркфлоу привязывается к типу задачи в очереди, поэтому для одной очереди можно настроить процессы для разных типов задач. Например, в очереди разработки можно сделать разный воркфлоу для багов и новых фич. А в очереди для HR — для заявок на отпуск и больничный. А небольшое SMM-агентство может сделать очередь для работы над постами в соцсети и внутри неё настроить два разных воркфлоу: один для копирайтеров, другой для дизайнеров.

Чтобы создать воркфлоу своего процесса, нужно:

1. Продумать этапы процесса.

2. Определить, какие переходы нужны между этими этапами.

3. Проанализировать получившийся процесс: сколько времени может уйти на каждый этап, какие этапы могут блокировать процесс, каких не хватает.

4. Внедрить воркфлоу в работу команды.

В Yandex Tracker есть шаблоны очередей для распространённых процессов. Среди них: разработка на заказ, Скрам, Канбан, сфера услуг, маркетинг и реклама, кадровые и другие процессы. В них также есть шаблоны воркфлоу с предварительно настроенными типами задач и статусов.

Некоторым командам для начала работы в Yandex Tracker будет достаточно представленных шаблонов очередей и воркфлоу. Но со временем лучше адаптировать их к своим нуждам или методологии управления проектами. Тут нет ничего сложного. Чтобы настроить воркфлоу, нужно скопировать шаблон и изменить его как вам нужно. Другой вариант — создать воркфлоу с нуля. Визуальный редактор это позволяет.

Возможности визуального редактораВозможности визуального редактора

Автоматизация, условия перехода, экран перехода. В редакторе воркфлоу вы можете:

• Настраивать экраны перехода — окно с настроенными полями (обязательными или нет), которое появляется при попытке изменить статус задачи. Пока человек не заполнит их, перевести задачу в выбранный статус не получится. Например, можно настроить экран, в котором исполнитель должен указать затраченное на задачу время, прежде чем перевести её в статус «Закрыт».

• Задавать условия: например, каким именно пользователям показывать этот переход на странице тикета.

• Настраивать автоматические действия при переходе: менять исполнителя, оставлять комментарии, отправлять уведомления и многое другое.

Создание воркфлоу из графической схемы. В визуальном редакторе очень легко нарисовать интерактивную схему процесса. Прямо на ней можно двигать статусы с помощью drag & drop и создавать линии переходов. Если навести курсор на статус, то фокус останется на всех исходящих переходах и статусах, в которые они ведут.

Настройка переходов из любого статуса в один клик. В настройках статуса в редакторе появился тумблер «Разрешить переходы из любого статуса». Он существенно ускоряет создание и настройку процессов. Допустим, в воркфлоу, который состоит из статусов «Открыт», «В работе», «Требуется информация» и «Закрыт», нужно настроить переход из любого этапа в «Открыт». Чтобы упростить процесс и не создавать самостоятельно три перехода, в статусе «Открыт» достаточно включить тумблер «Разрешить переходы из любого статуса». Настройка будет действовать, даже если добавить в воркфлоу новые статусы.

Копирование переходов и их настроек. Если есть несколько похожих переходов из одного статуса в другой, можно скопировать настройки одного перехода и применить их для остальных. Например, это поможет добавить одинаковые поля во все экраны перехода. Чтобы упростить настройку переходов и избежать пропуска необходимых настроек, мы можем создать специальный переход из статуса «В работе» в «Закрыт» с предварительно настроенным экраном. Затем мы можем применить эти же настройки к переходу из статуса «Требуется информация» в «Закрыт». Подобная возможность значительно упрощает настройку. Когда дело доходит до более сложных рабочих процессов, которые могут включать множество переходов с одинаковыми настройками, эта функциональность становится просто незаменима.

Рекомендации по настройке. Раньше при настройке воркфлоу приходилось «спотыкаться» на ошибках: они отображались в маленьких незаметных всплывающих уведомлениях и быстро исчезали. Теперь Tracker даёт различные подсказки. Например, что нужно исправить, если в воркфлоу есть недостижимый статус — тот, в который нельзя попасть из стартового напрямую или через другие статусы.

Массовое изменение задач после изменения воркфлоу. Если отредактировать воркфлоу для существующих задач, возможно, понадобится изменить те, что имеют уже удалённые статусы или резолюции. Раньше на странице «Очереди» вручную выбирали, какие задачи в какие статусы перенести. Теперь это можно сделать прямо в редакторе.

Тип статусов. Это признак, по которому можно понять, что именно происходит с задачей в определённом статусе. Тип влияет на цвет статуса на странице задачи, а также на то, считается ли задача закрытой. Всего есть пять типов статуса: «Начальный» (светло-серый), «В процессе» (синий), «На паузе» (жёлтый), «Завершён» (зелёный), «Отменён» (тёмно-серый).

Раньше в Tracker закрытыми считались только те задачи, в которых поставили резолюцию — причину, по которой завершили работу. Если резолюцию не поставили, то задача считалась открытой. Но не всем пользователям это оказалось необходимо, и фильтры не всегда работали корректно. Поэтому мы упростили закрытие задач и завершёнными теперь считаются все, которым присвоили статус «Завершён» или «Отменён». Если у задачи не стоит статус «Завершён» или «Отменен», но проставлена резолюция, то задача также будет считаться завершённой.

Если вы хотите оптимизировать работу над воркфлоу, посмотрите наш вебинар «Настройка процессов и автоматизаций в Yandex Tracker». Там архитектор Yandex Cloud Александр Пилевский рассказал, как настроить воркфлоу процесса в Yandex Tracker, какие у сервиса есть полезные возможности и как расширить логику работы Yandex Tracker или реализовать новые интеграции с помощью Yandex Cloud Functions.