О чем эта история
Образовательная платформа SkillFactory — лидер в сегменте обучения работе с данными. Мощную экспансию на рынке EdTech компания начала два года назад и за это время многократно увеличила штат. Требовался инструмент для синхронизации бизнес-задач и сотрудников.
Задача компании
SkillFactory — EdTech-группа образовательных компаний, сфокусированная на обучении Data Science, аналитике данных, программированию, дизайну и менеджменту.
Обучать аналитике данных в SkillFactory начали в 2016 году, тогда это была школа ИТ‑профессий, и за 4 года здесь получили образование более 20 тысяч студентов, а компания прочно закрепилась в EdTech-рейтингах РБК.
К 2020 году SkillFactory стала лидером в сегменте обучения работе с данными, и образовательная экспертиза позволила расширить область дисциплин. В 2021 году школа SkillFactory стала EdTech-группой, объединив в себе 4 компании, сохранив при этом ИТ‑ядро специализаций и начав сотрудничество с вузами. Сегодня, в 2021 году, студенты могут выбирать из 80 образовательных программ в сфере менеджмента, дизайна, аналитики данных и программирования.
За два года EdTech-компания увеличила штат с 20 до 350 сотрудников. Все они работают удаленно, офиса у платформы нет. К работе над курсами привлекаются разные школы и эксперты, которых сегодня уже 800, и их количество с каждым днем растет.
Распределенная команда и много разных задач в компании, которые связаны между собой, привели к потребности в единой точке входа для координации процессов.
С самого начала компания работала в Яндекс.Почте. Дружелюбная и интуитивно понятная сервисная экосистема компании не вызывала лишних вопросов в использовании, надежность не вызывала нареканий. Поэтому решили посмотреть и другие сервисы Яндекса. Для организации работы идеально подходил Yandex Tracker — как по бюджету, так и по возможностям. Привлекла скорость внедрения этого инструмента в бизнес-процессы компании, возможность связывать задачи и простая интеграция с внешними сервисами. В январе 2019 года, всего за месяц, в Tracker переехал весь документооборот.
Какие инструменты Tracker используют и как они интегрируются с внешними сервисами
Перенос бизнес-процессов SkillFactory в Tracker происходит по частям. За это в компании отвечают два человека: один — за менеджмент процессов, другой — за техническую реализацию. Все процессы разбиты по шагам, у каждого есть SLA, шаги собираются в графики и попадают в дашборд Metabase.
В работе используется практически весь инструментарий Tracker — канбан-доски, дашборды, триггеры, автодействия.
Переписка в почте с подрядчиками ведется редко, в основном все коммуникации проходят через Tracker и Telegram.
Люди внутри компании делятся на два типа: одни читают почту, другие смотрят в дашборд. Почту используют все реже и в основном для интеграций, а дашборды используют в качестве рабочего места для сотрудника.
Поэтому стараются делать их понятными и настраивать процессы так, чтобы любой человек, которому важно знать статус и понять, над чем работать, мог зайти в Tracker и узнать все без лишних вопросов. Больше всего времени в Tracker проводит операционный блок.
При помощи форм решается 95% задач. У форм есть параметры, к ним настраиваются триггеры и автодействия.
Через специальную форму, например, любой сотрудник в компании может создать тикет о системной проблеме. Форму ищут на Вики или через вопросы боту — Подруге Вики — в Slack.
Чтобы к решению системной проблемы подключились нужные люди, в Slack создается уведомление о новом тикете. Это удобно, потому что зачастую не всегда понятно, к кому в компании обратиться за решением. А в Slack можно тегнуть всех, каждый посмотрит, и ответственный отпишется. Работа в Slack частично интегрирована с Tracker — для уведомлений о создании некоторых задач в определенные Slack-каналы.
Пример. Поиск и ведение сотрудника: от вакансии до выдачи доступов
Как устроен классический процесс работы с Tracker? Разберем на примере HR-процесса, где применяются как внешние инструменты, так и возможности Tracker.
1. Планирование и бюджетирование позиций
Все начинается с заявки на поиск.
Далее через Tracker идет согласование с руководителем и отслеживание того, что происходит с вакансией.
2. Поиск человека
Процесс поиска ведется через Hunt Flow. Оффер кандидату выставляется через Tracker. Предложение о работе выглядит как шаблон, куда нужно добавить финальную сумму зарплаты. Ссылка с Предложением уходит кандидату на почту. И если он его принимает, то должен заполнить анкету, созданную в Yandex Forms.
Как только кандидат нажал кнопку «отправить» в Forms, команде кадров приходит задача на прием. В задаче собраны все данные человека, его документы и дата выхода на работу. Задача на прием автоматически связывается с тикетом вакансии. Тикет вакансии при этом автоматически закрывается.
3. Выдача доступов
К дате выхода сотрудника привязано еще несколько процессов — выдача доступов и ЭЦП. Поскольку в компании электронный документооборот, тикет на выпуск ЭЦП автоматически отправляет письмо подрядчику о том, что нужно выставить счет. И дальше уже трекается оплата и необходимость в помощи с получением ЭЦП сотрудником.
4. Оформление
К моменту выхода сотрудника активируется тикет, благодаря которому отслеживается выдача доступа к рабочим сервисам.
5. Выведение нового сотрудника на работу: адаптация
После этих операций активируется процесс адаптации, во время которого сотруднику проводят онбординг. На этом этапе призывается руководитель и отмечает в чек-листе пройденные этапы онбординга.
Робот периодически напоминает провести плановые встречи во время испытательного срока.
Сейчас при помощи Tracker отстраиваются запуски курсов и верхнеуровневые процессы: анализируется, сколько времени занимает выполнение задач, этапы согласования. Эти данные помогают понять, как двигаться в сторону большей эффективности и выстраивать бизнес-процессы.
Все процессы SkillFactory проходят через Tracker
Основная цель интеграции Tracker в компанию была достигнута. Быстрое масштабирование стало возможным только благодаря этому инструменту.
Сегодня через Tracker проходят:
- Документооборот: 15 тысяч задач прошло через Tracker на сегодняшний день.
- HR: ведение сотрудника от вакансии до выдачи прав.
- Постановка целей: ОКR для сотрудников.
- Производство учебного модуля.
- Кадровые задачи. Справки, отпуска и дни рождения.
- Юридическое сопровождение.
- База данных экспертов и обратная связь от них.
- Мониторинг процессов для подготовки аналитики по проектам.