Диаграмма Ганта и как её использовать для управления проектами

Что такое диаграмма ГантаЧто такое диаграмма Ганта

Это инструмент для планирования и контроля работы над проектом. Она представляет собой горизонтальную гистограмму, отражающую сроки задач, которые нужно выполнить в рамках проекта, и зависимость между ними. Это удобно, когда над проектом работает большая команда и несколько заинтересованных сторон. Диаграмма будет полезна, чтобы:

• Планировать проект. Менеджер может устанавливать сроки для различных этапов проекта и декомпозировать этапы на задачи.

• Управлять ресурсами. Удобно координировать работу людей в соответствии с расписанием проекта. Например, если на каком‑то этапе сотрудник команды не участвует, то можно занять его в другом проекте. Либо, наоборот, при необходимости заранее начать искать дополнительные ресурсы.

• Мониторить процесс. Руководители и менеджеры проекта видят, выполняются ли вовремя отдельные задачи, и при необходимости могут корректировать таймлайн. Диаграммы также помогают посмотреть, какие задачи закрыты вовремя, чтобы оценивать производительность сотрудников.

Где используется диаграмма ГантаГде используется диаграмма Ганта

В классической модели управления проектами диаграмма Ганта — ключевой инструмент планирования и контроля проектов. Она помогает визуализировать каждый этап работы и понять, какие процессы могут идти параллельно, а какие зависят друг от друга. Также легко отслеживать дедлайны, бюджет и ресурсы.

Диаграмма Ганта может и не пригодиться, если команда:

• работает по итерационным методикам разработки (с использованием спринтов, как в Scrum) и у неё нет строгих сроков запусков;

• применяет простую приоритизацию беклога задач и WIP лимиты — ограничение числа незавершённых задач, как в Kanban‑подходе.

В этом случае основными инструментами будут доска с колонками, беклог, итерационное и покер планирования. Тем не менее, даже такие команды могут использовать диаграммы Ганта для визуализации роадмапа: к примеру, чтобы обозначить ориентировочные планы на следующий год.

В гибридном подходе, при котором смешиваются Agile‑практики и классическое проектное управление, тоже можно использовать диаграмму Ганта, так как помимо итерационного планирования в этом случае важно отслеживать сроки выполнения конкретных задач. С помощью диаграммы удобно вести проекты с дедлайнами, чтобы отслеживать зависимости и общий план по срокам.

Плюсы и минусы использования диаграммы ГантаПлюсы и минусы использования диаграммы Ганта

Как работать с диаграммой Ганта в Yandex TrackerКак работать с диаграммой Ганта в Yandex Tracker

Чтобы начать работать с диаграммой Ганта, менеджеру важно иметь общий список задач проекта.

Обычно работа с диаграммой состоит из следующих шагов:

1. Вывести на диаграмму Ганта важные для менеджера параметры задач. Например, статус, исполнитель, сроки, приоритет.
2. Проставить зависимости между задачами с помощью стрелок.
3. Назначить задачам сроки: дату начала и дедлайн.
4. Указать исполнителей задач.

В дальнейшем получившийся план работ корректируется, если у задач изменились исполнители или сроки.

Например, вендор планирует установить CRM‑систему на компьютеры банка. Среди необходимых этапов — проанализировать потребности заказчика, выбрать подходящий продукт, протестировать и внедрить в банк. Каждая задача зависит друг от друга, а на их выполнение отводится 40 дней. Исходя из этой информации можно спланировать, какое время выделить на каждый этап и как распределить их внутри команды.

В Yandex Tracker есть несколько способов построить диаграмму Ганта.

По проектуПо проекту

Этот вариант подходит для деятельности, ограниченной по времени, где важно отслеживать сроки и приоритизировать задачи, а также важна иерархия этапов работы. Например, есть большие этапы проекта, которые делятся на конкретные подзадачи.

По списку проектовПо списку проектов

Помогает собрать роадмап группы проектов на длительный срок, чтобы представить заказчикам и команде. Если к моменту создания диаграммы проект уже разбит на этапы, можно открыть и посмотреть эти этапы и подзадачи. Собрать такую диаграмму можно двумя способами:

• с помощью пресета фильтров для проектов, в которых вы являетесь автором или исполнителем;

• с помощью тега — все проекты, в которых указан определённый тег, будут подтягиваться в один список на диаграмме Ганта.

По очереди задачПо очереди задач

Позволяет увидеть все задачи, созданные в рамках определённой очереди, то есть которые относятся к одной команде или процессу. Будет полезно, если задачи планируются в единицах времени и для них важно соблюдать сроки.

По любому фильтру задачПо любому фильтру задач

С помощью фильтров можно построить диаграмму Ганта по любому набору задач. Например, по задачам нескольких проектов или команд, чтобы увидеть зависимости между ними. Также можно выбрать конкретного исполнителя и увидеть его нагрузку по всем проектам. На скриншоте ниже видно, что разработчик выполняет не только запланированные задачи по проекту, но ещё и дежурит. Следовательно, это может создавать риски по срокам.

На практике проекты могут быть сложнее, чем в примере про внедрение CRM‑системы в банк. Поэтому список задач и таймлайн недостаточны для эффективного планирования. Часто на диаграмме Ганта также указывают блокирующие связи между задачами, иерархию этапов работ, исполнителей, статусы и другую важную для менеджера информацию. В Yandex Tracker есть функции, которые облегчают работу над проектом:

• Иерархия задач. С её помощью удобно декомпозировать проект на крупные блоки и дальше разбивать этот блок на подзадачи. Например, когда готовится запуск нового продукта, можно построить план работ от разработки сервиса до публикации анонса и размещения пресс‑релизов, а все задачи разбить на блоки по направлениям.

• Ранжирование и сортировка. Можно управлять приоритетами задач вручную, перемещая их в общем списке. Либо сортировать задачи по определённому полю, например по дате начала или дедлайну.

• Фильтры и группировка. По умолчанию на диаграммах Ганта в Yandex Tracker не отображаются уже закрытые задачи, но с помощью фильтра можно добавить нужный вам вид задач. Например, посмотреть срез закрытых задач, задачи определённых типов или показать задачи по нескольким исполнителям. Это помогает держать в фокусе только нужные в конкретный момент задачи. Группировка позволяет отделить задачи разных проектов или исполнителей друг от друга, чтобы, к примеру, оценить их нагрузку.

• Настройка столбцов таблицы. Чтобы при планировании видеть всю необходимую информацию, в таблицу слева от диаграммы можно добавить свои параметры задач, например, ключ, статус, сроки и другие поля. Также столбцы можно менять местами, делать их больше, меньше или вообще убирать, чтобы освободить на экране место для таймлайна.

• Цвета задач. Раскраска элементов помогает визуально отделить задачи разного приоритета, команд, направления работы (дизайн, фронтенд, бэкенд, маркетинг) и так далее. Для этого в настройках таймлайна выберите режим ручной раскраски и определите цвет для каждой задачи. Вы также можете автоматически раскрасить все задачи, где есть определенный параметр: тег, компонент, тип задачи, приоритет, статус или очередь.

• Автоматизация и другие настройки. В Yandex Tracker можно включить автоматизацию для сроков задач. Если у блокера изменяется дедлайн, то сроки зависимых задач продлеваются на соответствующее количество дней. Также можно автоматически продлевать сроки родительских задач в зависимости от сроков задач, связанных с ними. Это помогает сократить время на рутину и ручное обновление диаграммы.

• Внешние блокеры. Задачи одного проекта можно блокировать задачами другого. На диаграмме Ганта задачи‑блокеры отображаются в виде иконки замка у зависимой задачи. Также в настройках таймлайна можно добавлять эти задачи и их сроки на диаграмму.

С помощью диаграммы Ганта в Yandex Tracker удобно составлять календарный план работ над задачами проекта. Можно менять масштаб отображения задач на недели, месяцы или кварталы.