Что такое Kanban-доска
Канбан-доска — это простой трекер, где вы можете следить за статусами проектов, которые проходят три основные стадии. Метод позволяет наглядно представить задачи, сократить объем незавершенной работы, максимально увеличить эффективность и скорость.
Доски бывают физические и цифровые. На физических досках работают команды в офисе. Обычные доски удобно использовать на переговорах с заказчиком. На отдельной карточке (стикере) описывается одна задача. Карточку определяют в столбец, соответствующий определенной стадии процесса и перемещают по мере работы с задачей. Электронные доски организованы по такому же принципу, но предоставляют больше возможностей, например, дают возможность совместного ведения задач на доске при удаленном варианте работы.
Систему канбан придумал Тайити Оно — японский инженер компании «Тойота» в конце 40-х годов XX века. Структура бережливого производства, созданная Оно, строилась на карточках канбан (в переводе с японского kanban — «сигнальная карточка»).
В дальнейшем использование системы распространилось на различные сферы:
- производство;
- разработка IT-технологий;
- услуги;
- маркетинг;
- реклама;
- строительство.
Канбан успешно применяют для проектов любого масштаба.
Помимо системы Kanban, широкое применение имеет методика управления проектами Scrum. Оба метода являются вариантами реализации принципов Agile. Agile — это модель управления проектами, основанная на адаптивном планировании, эволюционном развитии и непрерывном улучшении.
Для Scrum-подхода существуют спринты — короткие промежутки с жесткими дедлайнами. Для каждого спринта пишут план по задачам и операциям. Если сравнивать Scrum с Kanban, то во втором случае это непрерывный неделимый процесс перехода задач и проектов из одной стадии в другую.
Как использовать Kanban-доску
Доска Kanban может иметь различное наполнение, степень детализации, правила ведения. Основные принципы использования доски Kanban: визуализация и ограничение незавершенной работы.
Визуализация. Достигается с помощью сигнальных карточек, которые перемещаются по столбцам, соответствующим этапам процесса работы:
-
На карточки вносят информацию о проектах и рабочих задачах. На каждый проект или задачу заводят отдельную карточку. Состав карточек дает представление о том, что находится у команды в разработке.
-
Столбцы отражают стадии или этапы рабочего процесса. Карточки задач перемещают по столбцам в соответствии с изменением их статуса.
Ограничение незавершенной работы (Work In Progress, WiP). Принцип подразумевает, что задачи должны за минимальное время проходить все рабочие стадии и быстро перемещаться между столбцами к завершающей стадии процесса. На доске ограничение реализуется определением максимального количества карточек, которые можно перемещать в столбец одновременно. Если достигается лимит карточек для столбца, все усилия команды направляют на то, чтобы перевести их на следующую стадию.
Когда задача меняет статус, ее карточка на доске перемещается:
- В начале работы над проектом рассматриваются идеи, часть которых могут быть реализованы, часть – отклонены. Точка принятия обязательств – момент принятия исполнителем обязательства выполнить работу до окончательной реализации и поставки результата клиенту. На основании этого составляется список задач, которые нужно реализовать. По списку задач составляются карточки, которые добавляются на доску. Часто список представлен на доске столбцом, например: «Предстоит сделать», «Бэклог».
- Далее, карточки задач перемещаются по столбцам, отражающим этапы рабочего процесса, например: «В работе», «На согласовании», «На проверке».
- При завершении работы над задачей, карточка задачи переводится в точку поставки продукта — заключительная стадия, когда готовый продукт или сервис поставляется клиенту. На доске этому соответствует отдельный столбец, например: «Завершено», «Выполнено».
Цель Kanban-команды — добиться максимально быстрого перемещения карточки из точки принятия обязательств в точку поставки продукта. Временем выполнения называют время прохождения карточки из начальной точки в конечную.
Как улучшить использование Kanban-доски
Метод Kanban является гибкой системой. Каждая команда решает, как ее настроить. Часто применяют следующие дополнения:
- Карточки группируют по приоритету, который определяют совместно участники команды. При необходимости можно изменить приоритеты, в чем достоинство «гибкого» способа.
- Используют цветовую маркировку для большей наглядности. Цветом можно кодировать карточки по разным критериям, например, в зависимости от приоритета, или типа задачи: срочные (красные), плановые (желтые), технические (голубые).
- Для каждой карточки устанавливают вес — время, требуемое на ее выполнение. Ответственность за правильное определение веса и своевременное завершение проекта лежит на всей команде.
- На канбан-карточку добавляют описание задачи, ее цель, приоритет и другую информацию.
Преимущества использования Kanban-доски
Использование Kanban-доски помогает улучшить рабочие показатели:
- Используя карточки и перемещая их по колонкам, вы сможете наблюдать прогресс работ в каждый момент и максимально сократите время, которое уходит на выполнение задач по проекту.
- Если вы будете обсуждать проект вместе и разбирать детали задач, то ваше общение поднимется на новый уровень, и вы будете лучше понимать друг друга, создавать оптимальный результат.
- Улучшая планирование и организацию работы, вы сможете надежнее контролировать сроки выполнения задач и соблюдение дедлайнов. Если выявляются превышения лимитов по количеству карточек в столбце, определяйте причины «затора» и принимайте решения для их устранения.
- Отслеживая прогресс отдельной задачи, вы сможете понизить уровень стресса участников. Перемещая задачи в колонку «сделано» исполнитель будет получать положительные эмоции.
Примеры использования Kanban-доски в Yandex Tracker
Yandex Tracker — это сервис для управления проектами и процессами. Tracker подходит для организации любой работы — программной разработки, проведения рекламной кампании, взаимодействия с пользователями, согласования документов.
В январе 2019 года, всего за месяц, в Tracker перевели документооборот SkillFactory — отечественная платформа обучения работе с данными.
В работе используется практически весь инструментарий Tracker — канбан-доски, дашборды, триггеры, автодействия. В Tracker реализованы многие бизнес-процессы.
Например, так в Tracker устроен процесс поиска и сопровождения сотрудника:
- С помощью инструмента Yandex Forms заводится заявка на поиск сотрудника.
- В Tracker происходит подробное описание вакансии и согласование с руководителем. Здесь же можно контролировать все действия с вакансией.
- После определения кандидата через Hunt Flow в Tracker формируется предложение о работе на основе шаблона. На почту кандидату приходит предложение с ссылкой на заполнение анкеты в Forms. После заполнения и отправки формы в Tracker автоматически создается задача на прием для команды кадров. Автоматически формируется связь с задачей на вакансию, а последняя закрывается.
- Также через Tracker происходит выдача доступов и ЭЦП новому сотруднику.
- После выхода на работу происходит сопровождение сотрудника на время испытательного срока, контролируя и облегчая ему процесс адаптации.
Заключение
Внедряйте методологию Kanban, чтобы повысить прозрачность, наладить эффективное взаимодействие между командами, найти баланс между сроками выполнения задач и необходимыми для этого ресурсами.
Придерживайтесь следующих рекомендаций, чтобы построить полезный и эффективный сервис:
- Постоянно развивайтесь. Начните с текущих задач и продолжайте внедрение методики в новых проектах.
- Добивайтесь, чтобы каждый участник команды понимал необходимость изменений и активно участвовал в рабочем процессе.
- Поощряйте нацеленность на результат, инициативу и лидерство всех членов команды.
- Определите правила для всех важных стадий процесса. Уточните, что делать при возникновении проблем.
- Проводите регулярные встречи, обсуждения важных вопросов. Учитывайте предложения по оптимизации процессов. В определении периодичности встреч ориентируйтесь на количество задач и активность рабочего процесса.
- Изучайте, как применяют Kanban в мировой практике. Перенимайте лучшие методики, кейсы.