Настроить регулярные напоминания

Чтобы сотрудники компании могли заранее легко и понятно оформлять отпуска и больничные, создайте очередь, форму заявки и настройте автоматическую проверку статуса заявок с отправкой напоминания сотрудникам отдела кадров в случае, если заявка вовремя не взята в работу.

Создайте очередьСоздайте очередь

1. Создайте очередь с помощью шаблона «Работа с персоналом».
2. В качестве имени укажите, например, Vacations Queue.
3. Настройте рабочий процесс для типа задачи Отпуск.
4. Если нужно, создайте дополнительные типы задач и рабочие процессы.

Настройте форму заявкиНастройте форму заявки

Создайте формуСоздайте форму

1. На панели слева нажмите кнопку Создать задачу.
2. В блоке Попробуйте Yandex Forms для создания задач нажмите кнопку Создать форму.
3. Создайте новую форму:
   • Укажите название Заявка на отпуск;
   • Добавьте описание, например Форма заявки на отпуск;
   • Нажмите кнопку Продолжить.
4. Дождитесь загрузки страницы и нажмите кнопку Полная версия Yandex Forms.
5. Создайте форму заявки, например со следующими полями:
   • ФИО (короткий текст, обязательное поле);
   • Отдел (короткий текст, обязательное поле);
   • Тип отпуска (выпадающий список, обязательное поле). Добавьте опции в список, например:
     • Оплачиваемый отпуск
     • Неоплачиваемый отпуск
     • Декретный отпуск
     • Больничный
   • Начало (Дата, обязательное поле);
   • Конец (Дата, обязательное поле);
6. Добавьте другие поля, если нужно.

Настройте интеграцию с TrackerНастройте интеграцию с Tracker

1. Нажмите кнопку Настроить интеграции и дождитесь загрузки страницы.
2. В поле Тип задачи выберите Отпуск.
3. В поле Заголовок нажмите и выберите Ответ на вопрос. В появившемся диалоге в поле Вопрос выберите опцию Тип отпуска и нажмите кнопку Сохранить.
4. В поле Описание нажмите и выберите Ответы на вопрос. В появившемся диалоге нажмите кнопку Выбрать все, в поле Форматирование ответа выберите Форматированный. Нажмите кнопку Сохранить.
5. Внизу нажмите кнопку Добавить параметры задачи и с помощью поля поиска выберите опцию Дедлайн.
6. В поле Дедлайн добавьте ответ на вопрос Начало.
7. Сохраните форму, нажав кнопку Сохранить.
8. Вернитесь в конструктор формы, нажав вверху страницы кнопку В конструктор.
9. Нажмите кнопку Опубликовать и в появившемся диалоге скопируйте ссылку на форму.
10. Вернитесь в настройки очереди Vacations Queue и нажмите Интеграция форм.
11. Нажмите Добавить форму и заполните появившуюся форму, указав в поле Ссылка на форму полученную выше ссылку.
12. Сохраните интеграцию формы, нажав кнопку Сохранить.

Настройте автодействиеНастройте автодействие

Для выполнения регулярных действий в очереди, в Tracker предусмотрены автодействия. Настройте регулярную проверку очереди Vacations Queue на наличие не взятых в работу заявок с помощью автодействия. Чтобы не перегружать сотрудников, ответственных за оформление отпусков, частыми напоминаниями, настройте отправку напоминаний раз в сутки и не раньше, чем за две недели до указанного в заявке начала отпуска.

1. Вернитесь в настройки очереди Vacations Queue и нажмите Автодействия.

2. Дождитесь загрузки страницы и нажмите Создать автодействие.

3. В поле Тип автодействия активируйте Обновление задач.

4. В поле Название укажите, например, vacation_warning.

5. В поле Обновлять раз в настройте обновление раз в день (для целей тестирования лучше установить раз в час).

6. В блоке Параметры фильтра выберите Запрос и используйте язык запросов:

   Deadline: <= today() +14D Status: Новый
   

   Условие сработает для задачи, у которой дата начала отпуска наступает через две недели или менее, а статус остается в состоянии «Новый».

7. В блоке Действия над задачей нажмите кнопку Добавить действие и выберите Добавить комментарий.

8. Нажмите кнопку призыва в комментарий и в строке Призвать в комментарии добавьте сотрудников, которые занимаются оформлением отпусков.

9. В поле комментария добавьте текст:

   Отпуск не оформлен! Дедлайн: "{{issue.dueDate}}".
   

10. Чтобы сохранить автодействие, нажмите Сохранить.

Проверьте работу автодействияПроверьте работу автодействия

1. На странице создания новой задачи справа вверху в поле Разрешить создание задач без формы выберите опцию никогда.
2. Кликните виджет с названием Отпуск.
3. Заполните форму. В поле Начало укажите дату через неделю от сегодняшней.
4. Отправьте форму.
5. Убедитесь, что по истечении установленного в автодействии срока в задаче появился настроенный выше комментарий.