Сохранять прикрепленные файлы из ответов в хранилище

Если форма подразумевает, что пользователи прикрепляют в ответах файлы, вы можете настроить сохранение этих файлов во внешнем хранилище, например, в бакетах Yandex Object Storage или на Яндекс Диске. Благодаря этому вы сможете:

• Управлять файлами в хранилище и настраивать для них автоматизации.
• Выбирать условия хранения и удаления файлов. Если не использовать хранилище, то файлы хранятся в течение года, после чего удаляются без возможности восстановления.
• Обходить ограничение на размер и количество прикрепляемых файлов.

После подключения внешнего хранилища прикрепленные файлы из новых ответов будут сохраняться уже в нем. В сервисе Forms об этих файлах будет храниться только метаинформация, но появится возможность скачивать их по ссылке в настройках формы, на вкладке Ответы. Файлы, которые были получены до подключения настройки, продолжат храниться в сервисе Forms в течение ограниченного времени.

Подключить форму к Яндекс ДискуПодключить форму к Яндекс Диску

Чтобы сохранять прикрепленные файлы из ответов на Яндекс Диск, откройте форму, перейдите на страницу Настройки → Дополнительно и активируйте опцию Сохранять прикрепленные файлы из ответов в Яндекс Диск.

После этого на диске владельца формы появится папка Yandex.Forms, в которую будут сохраняться файлы из новых ответов пользователей. Файлы, которые были получены до подключения настройки, продолжат храниться в сервисе Forms в течение ограниченного времени.

Подключить форму к Object StorageПодключить форму к Object Storage

1. Убедитесь, что форма подключена к организации, в которой есть облако. Чтобы узнать организацию, на верхней панели нажмите Для организации — в списке будет отмечена подключенная организация. Посмотреть, есть ли облако, можно в консоли управления Yandex Cloud. Если облака нет, создайте его по инструкции.

2. В облаке должен быть сервисный аккаунт. Если сервисного аккаунта нет, создайте его по инструкции.

3. Назначьте сервисному аккаунту роль storage.editor для записи и чтения файлов в бакетах.

4. Для сервисного аккаунта создайте статический ключ доступа по инструкции. Сохраните созданный ключ — он понадобится для настройки формы.

5. В интерфейсе Forms откройте форму, к которой хотите подключить Object Storage, и в настройках, в разделе Сохранять в пользовательском хранилище, укажите статический ключ, созданный на предыдущем шаге. Добавленный ключ будет действовать для всех форм этой организации.

6. В консоли управления Yandex Cloud перейдите в Object Storage и запомните путь до бакета, в котором хотите сохранять прикрепленные файлы. Если бакета у вас нет, создайте его по инструкции.

7. В интерфейсе Forms перейдите в настройки формы, в раздел Дополнительно. В поле Сохранять прикрепленные файлы из ответов в указанный S3 укажите путь до бакета path в формате s3://path. При сохранении настройки будет проверена доступность бакета. Если бакет недоступен, вы увидите ошибку.

Если бакет доступен, файлы из новых ответов пользователей будут сохраняться в нем. Файлы, которые были получены до указания бакета, продолжат храниться в сервисе Forms в течение ограниченного времени.

Чтобы прекратить сохранять файлы в бакет, в интерфейсе Forms, в настройках формы Настройки → Дополнительно удалите содержимое поля Сохранять прикрепленные файлы из ответов в указанный S3.