Как Mediascope перенесла десятки тысяч задач в Yandex Tracker

Компания Mediascope за три с половиной месяца перенесла в Yandex Tracker работу всей компании и данные, накопленные за 10 лет.

Mediascope проводит исследования медиарынка и измеряет аудиторию всех медиа в России: телевидения, интернета, радио и прессы. Ежедневный поток входящих данных составляет 2,5 ТБ, а ещё создаётся более 11 млрд записей о событиях в интернете за сутки. Обработанные данные важно поставлять клиентам каждый день без прерываний.

Сейчас Mediascope использует Yandex Tracker для таск- и баг-трекинга, планирования ресурсов, PI‑планирования, управления проектной деятельностью, портфелем и продуктами. Сервис обходится в 4 раза дешевле, чем предыдущий набор инструментов для этих задач.

В Mediascope 10 лет пользовались таск-менеджером от зарубежного провайдера. В 2022 году он сообщил, что планирует отказаться от поддержки пользователей из России. Нужно было за 7 месяцев найти замену.

В таск-менеджере у компании были сотни досок с задачами и десятки тысяч тикетов. Важно было мигрировать так, чтобы не поломать процессы и не потерять ничего важного. А тикеты нужно было скопировать с полной историей.

Для компании было важно удобно заводить много уникальных задач, включая очень мелкие, и структурировать их.

Mediascope рассматривала как коробочные программные продукты, так и облачные сервисы. Нужен был таск-менеджер, ориентированный на разработку, и для этого лучше всего подошёл Yandex Tracker. При этом компания искала решение, которое не только автоматизирует таск- и баг-трекинг в разработке, но и позволит управлять проектами.

Почему выбрали Yandex Tracker:

• Он интегрируется с инструментами Яндекс 360, которые компания уже использовала.

• Команда Yandex Cloud помогает с миграцией.

• Интерфейс и принципы взаимодействия в Tracker похожи на прошлый таск-менеджер, так что не требовалось серьёзного переобучения — достаточно было предоставить инструкции и провести несколько вебинаров.

• Tracker не имеет тех ограничений, которые были в старом сервисе. Например, нет лимита на количество уровней иерархии.

Команда Yandex Tracker разработала инструмент для переноса отдельных тикетов и очередей со всей историей изменений. Этот инструмент сейчас доступен всем пользователям сервиса, им можно воспользоваться, обратившись в поддержку с запросом или оставив заявку на миграцию на сайте.

Таким образом можно было постепенно перевозить отдельные процессы, а не все разом. Плюс команде Mediascope не пришлось работать над задачами в двух сервисах одновременно. Весь переход занял три с половиной месяца.

В Mediascope очередь обычно создаётся не под команду, а под разные типы задач внутри проектной деятельности. В каждом проекте могут быть представители разных команд, при этом один сотрудник в рамках квартала, как правило, участвует в нескольких проектах.

Процесс можно описать на примере очереди квартальных целей. Руководители проектов приносят задачи, из них формируется портфель, который выносится на комитет. Там для каждой цели оценивают состав работ, планируемые затраты, список подразделений, которые будут вовлечены в работу, и обоснование, зачем эту задачу вообще выполнять. На основе этого комитет решает, какие цели брать в работу, а какие — нет.

В каждом тикете указано, к какому направлению относится задача (поле «Родительский тикет»), кто её поставил и кто выполняет (поля «Автор» и «Исполнитель»), каковы трудозатраты — они оцениваются в story points (SP).

После выбора целей комитет собирается каждые две недели для контроля статусов. Сортировать задачи можно по продукту, направлению, исполнителю, статусу, дедлайну и другим параметрам.

На этих же встречах можно предложить цель и в середине квартала, если она критичная. Тогда руководители понизят приоритет какой-то другой задачи и заменят её более важной.

Тимлиды и менеджеры проектов смотрят задачи по своим проектам на досках — сейчас их 134. Некоторые сотрудники делают личные доски, чтобы отслеживать свои задачи, но для этого более удобен дашборд.

Для автоматизации процессов компания использует триггеры. Например, триггерные правила для добавления тикетов на доски, чтобы их не приходилось переносить руками. И правила для отмены задач, у которых нет родительских тикетов, то есть которые не привязаны к цели, инциденту или истории пользователя. Без этого непонятно, зачем делать задачу, и без триггера её бы пришлось искать и отменять руками.

В компании есть правило: если для задачи, цели или эпика нет тикета в Tracker, то их не существует. Это касается проектной деятельности. А вот в операционной вести задачи в Tracker не обязательно. При этом половина из всех 30 очередей — операционные.

Архитекторы, разработчики, аналитики, саппорт клиентский и внутренний — практически все, кроме нескольких операционных подразделений, работают в Tracker. Это 541 пользователь.

В одном сценарии Tracker связали с Yandex Forms: сотрудники, которые не пользуются Tracker, заполняют форму для обращения в саппорт. После этого автоматически создаётся тикет.

В команде отмечают, что некоторые действия в Tracker удобно выполнять через API. Например, разработчики написали скрипты на Python для самых частых действий: сопоставления ёмкости команд с оценками, выгрузки и загрузки отчётов, план-факта по продукту или цели за период.

Также в Mediascope обратили внимание на то, что Tracker требует больше административного ресурса, в частности из-за ролевой модели выдачи прав, особенностей жизненных циклов задач и типов тикетов. По оценке, нагрузка увеличилась на 30–40%. При этом донанимать сотрудников не пришлось: Tracker, как и прошлый таск-менеджер, поддерживают два администратора.